Ceny transferowe – co to jest? Progi, dokumentacja i zwolnienia dla polskich firm

Ceny transferowe kojarzą się przeważnie z międzynarodowymi korporacjami i optymalizacją podatkową na dużą skalę. W rzeczywistości jednak przepisy o cenach transferowych dotykają bardzo wielu polskich firm i obejmują zwyczajne, codzienne transakcje – takie jak świadczenie usług, wynajem nieruchomości czy udzielenie pożyczki powiązanej spółce. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest cena transferowa, jakie progi obligują do przygotowania dokumentacji oraz kiedy można skorzystać z przewidzianych prawem zwolnień.

Ceny transferowe – co to jest i na czym polegają?

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lub pojedynczej spółki rozliczenie podatku dochodowego jest stosunkowo proste: przychody pomniejsza się o koszty ich uzyskania, a od powstałego dochodu oblicza się podatek.

Sytuacja ulega zmianie, gdy biznes przedsiębiorcy jest zorganizowany w formie więcej niż jednego podmiotu (np. grupy spółek). Pomiędzy takimi firmami dochodzi do nawiązywania relacji biznesowych i zawierania transakcji. Mogą to być m.in.:

• usługi doradcze, marketingowe, reklamowe czy księgowe,

• sprzedaż towarów i produktów,

• transakcje finansowe (np. udzielenie pożyczki lub kredytu),

• wynajem lub dzierżawa nieruchomości i aktywów.

Samo zawieranie transakcji między spółkami w grupie jest w pełni legalne i powszechne. Ponieważ jednak na obie strony transakcji wpływ wywierają te same osoby lub podmioty, istnieje ryzyko ustalania warunków w sposób nienaturalny – np. w celu przerzucania dochodów do podmiotu niżej opodatkowanego. Przepisy o cenach transferowych powstały właśnie po to, aby przeciwdziałać takim praktykom.

Zasada ceny rynkowej (Arm's Length Principle)

Podstawową zasadą w obszarze cen transferowych jest zasada ceny rynkowej. Oznacza ona, że podmioty powiązane mają obowiązek ustalać warunki transakcji na takich samych zasadach, na jakich ustaliłyby je między sobą podmioty całkowicie niezależne (niepowiązane).

Ważne: Zasada ceny rynkowej obowiązuje zawsze, niezależnie od tego, jaka jest wartość danej transakcji. Nawet przy drobnych rozliczeniach między powiązanymi spółkami warunki muszą mieć charakter rynkowy.

Obowiązek dokumentacyjny – kiedy trzeba sporządzić dokumentację cen transferowych?

Samo stosowanie rynkowych stawek to nie wszystko. Po przekroczeniu określonych w ustawie wartości transakcji na podatnika nakładany jest obowiązek formalny, jakim jest dokumentacja cen transferowych (Local File).

Progi dokumentacyjne – ile wynoszą?

Obowiązek sporządzenia dokumentacji powstaje, gdy wartość transakcji jednorodnej w danym roku podatkowym przekroczy następujące progi kwotowe:

Wartość netto czy brutto (VAT)?

Przepisy jasno precyzują sposób ustalania wartości transakcji. Jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku od towarów i usług (VAT) z danej transakcji, pod uwagę brana jest kwota netto.

Co musi zawierać dokumentacja i analiza cen transferowych?

Prawidłowo przygotowana dokumentacja cen transferowych składa się z kilku elementów obligatoryjnych:

1. Oznaczenie stron uczestniczących w transakcji.

2. Szczegółowy opis przedmiotu transakcji.

3. Opis profilu funkcjonalnego (analiza funkcji, ryzyk oraz angażowanych aktywów przez każdą ze stron).

4. Analiza cen transferowych (benchmarking) – czyli tzw. analiza porównawcza (lub analiza zgodności). Jest to zestawienie danych rynkowych i wykazanie na liczbach, że cena zastosowana między podmiotami powiązanymi nie odbiega od stawek stosowanych na wolnym rynku.

Informacja TPR i kluczowe terminy

Oprócz samego przygotowania dokumentacji wewnętrznej, przedsiębiorca ma obowiązek poinformować urząd skarbowy o realizowanych transakcjach powiązanych za pomocą formularza TPR (Informacja o cenach transferowych), wysyłanego elektronicznie.

Ustawodawca przewidział konkretne terminy na dopełnienie tych obowiązków (dla roku podatkowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym):

• Sporządzenie dokumentacji cen transferowych: do końca 10. miesiąca kolejnego roku podatkowego (dla transakcji za rok 2025 termin upływa 2 listopada 2026 r.).

• Złożenie formularza TPR: do końca 11. miesiąca kolejnego roku podatkowego (dla transakcji za rok 2025 termin upływa 30 listopada 2026 r.).

Jakie kary grożą za brak dokumentacji?

Niedopełnienie obowiązków związanych z cenami transferowymi niesie za sobą poważne konsekwencje:

• Zakwestionowanie rozliczeń przez Urząd Skarbowy: Fiskus może oszacować dochód podatnika na innych warunkach i nałożyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe.

• Sankcje z Kodeksu Karnego Skarbowego (KKS): Za brak sporządzenia dokumentacji, jej nieterminowe przygotowanie lub podanie w formularzu TPR informacji niezgodnych z prawdą grożą bardzo wysokie kary finansowe, sięgające nawet kilkudziesięciu milionów złotych.

Zwolnienie z dokumentacji cen transferowych – kiedy nie trzeba jej sporządzać?

Mimo przekroczenia progów ustawowych, w niektórych przypadkach przepisy przewidują zwolnienie z obowiązku sporządzania dokumentacji cen transferowych. Najważniejsze wyłączenie dotyczy krajowych podmiotów powiązanych.

Zwolnienie to przysługuje, gdy spełnione są łącznie 3 warunki:

1. Transakcja odbywa się wyłącznie między polskimi rezydentami podatkowymi (podmiotami krajowymi).

2. Żadna ze stron transakcji nie poniosła straty podatkowej w danym roku podatkowym (wykazały dochód).

3. Żaden z podmiotów nie korzysta ze zwolnień w ramach Specjalnej Strefy Ekonomicznej (SSE) lub decyzji o wsparciu w ramach Polskiej Strefy Inwestycji (PSI).

Jeśli wszystkie powyższe kryteria są spełnione, przedsiębiorcy – mimo przekroczenia progów 2 mln zł lub 10 mln zł – nie muszą przygotowywać lokalnej dokumentacji cen transferowych.

Kompleksowe wsparcie prawne, podatkowe i księgowe