Metoda kasowa w VAT – jak poprawić płynność finansową firmy bez rozbudowanej analizy prawno-podatkowej

Wielu podatników zmaga się z problemem utrzymania płynności finansowej na poziomie zapewniającym bezpieczeństwo nieprzerwanego działania firmy. Jeśli znalazłeś się kiedyś w sytuacji, w której pieniądze były, ale tylko w raportach z księgowości, a nie na koncie bankowym, to wiesz, jak bardzo frustrujący jest taki stan. Na szczęście jest na to prosty i szybki sposób – metoda kasowa.

Czym jest płynność finansowa?

Płynność finansowa to zdolność firmy do terminowego regulowania bieżących zobowiązań – wynagrodzeń, faktur od dostawców, składek czy podatków. W praktyce chodzi o to, żeby w momencie, w którym trzeba zapłacić, na koncie rzeczywiście były na to środki.

Firma może być rentowna na papierze, wykazywać zysk i mieć pełen portfel zamówień, a i tak stracić płynność, jeśli pieniądze od kontrahentów wpływają później niż terminy jej własnych płatności. To właśnie utrata płynności, a nie brak zysku, bywa jedną z najczęstszych przyczyn kłopotów w sektorze MŚP. Jednym z mechanizmów, który pozwala zapanować nad tym rozjazdem między przychodem a wpływem gotówki, jest rozliczanie VAT metodą kasową.

Taki stan rzeczy jest skutkiem domyślnego stosowania metody memoriałowej w rozliczaniu podatków dochodowych i podatku od towarów i usług (VAT). Zgodnie z zapisami ustawowymi (PIT i CIT) za przychód z działalności uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Wystarczy wystawić fakturę sprzedażową, aby powstał przychód do opodatkowania i VAT stał się należny. Jeśli do tego wszystkiego stosujesz długie terminy płatności, a kwota na fakturach jest pokaźna, dochodzi do sytuacji, w której podatek wynikający ze sprzedaży należy zapłacić, a nie ma dopływu środków na konto bankowe.

Wielu podatników w takiej sytuacji korzysta z usług faktora, jednak wiąże się to z opłatami prowizyjnymi i spełnieniem dodatkowych warunków związanych ze statusem wierzytelności. Jest na to dużo prostszy i stosunkowo szybki sposób – przejście na rozliczanie kasowe.

Czym jest metoda kasowa i dlaczego poprawia płynność finansową?

Wielka Brytania wprowadziła od roku podatkowego 2024/2025 metodę kasową jako domyślną w obliczaniu zysków i strat podatkowych. Jest to rewolucyjna zmiana, która jasno pokazuje, jak kasowe rozliczanie staje się coraz bardziej popularne w sektorze MŚP.

W realiach polskich również masz prawo do przejścia na rozliczanie kasowe, które pozwala przesunąć moment zapłaty podatku do momentu inkasa. Polski ustawodawca na chwilę obecną pozwala na rozliczanie podatku metodą kasową jedynie podatnikom podatku PIT i czynnym podatnikom VAT. Spółki kapitałowe (np. z o.o., akcyjne) oraz inne podmioty rozliczające się na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) podlegają wyłącznie zasadzie memoriałowej - przychody i koszty rozpoznaje się niezależnie od terminu faktycznej zapłaty.

W  tym artykule skupię się głównie na metodzie kasowej w VAT, ponieważ jest dostępna dla niemal każdego czynnego podatnika tego podatku. Reasumując, zarówno podatnicy CIT jak i PIT mają możliwość zastosowania metody kasowej w rozliczeniach podatku VAT.

Ta metoda to jeden z dostępnych obecnie mechanizmów, które rozwiązują przyczynę problemów z płynnością finansową u samego źródła. Mechanizm jest prosty: VAT należny płacisz dopiero wtedy, gdy kontrahent ureguluje fakturę, a nie w chwili jej wystawienia. Nie finansujesz już podatku z własnej kieszeni, czekając na przelew od klienta.

Przejście na VAT kasowy pociąga za sobą kilka poważnych konsekwencji biznesowych:

• VAT naliczony z faktur kosztowych odliczany jest dopiero w momencie zapłaty;
• twój kontrahent ma prawo do odliczenia VAT dopiero w momencie dokonania płatności;
• rezygnacja z metody kasowej możliwa jest po upływie 12 miesięcy jej stosowania
• metoda kasowa w VAT co do zasady łączy się z rozliczeniem kwartalnym (z wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy)

Z uwagi na te kwestie prowadzenie rzetelnych rozrachunków ze wszystkimi kontrahentami staje się bardziej niż niezbędne.

Jak wyglądają rozliczenia VAT na metodzie kasowej?

Jest to w zasadzie dość proste. VAT należny z faktur sprzedażowych rozliczany jest w dacie płatności (jeśli płatność była częściowa, rozlicza się tę opłaconą część).

W deklaracji JPK_VAT za dany okres ujmuje się tylko te faktury sprzedażowe (VAT należny) i tylko te faktury kosztowe (VAT naliczony), które zostały uregulowane. Różnica podlega wpłacie do urzędu skarbowego, a jeśli powstanie nadwyżka, przeniesieniu na następny okres rozliczeniowy lub zwrotowi.

Niweluje to najważniejszy problem z płynnością finansową – brak pieniędzy za wystawione faktury na koncie bankowym. Przy profilu usługowym, gdzie ponosi się stosunkowo niewielkie koszty, bilans tej zmiany jest wyraźnie korzystny.

Istnieje jednak pewien haczyk, o którym warto wiedzieć. Mimo stosowania metody kasowej VAT trzeba rozliczyć, bez względu na zapłatę, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:

• transakcja jest dokonywana na rzecz osób prywatnych lub firm, które nie są czynnymi podatnikami VAT;
• minęło 180 dni, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Jeśli sprzedajesz głównie do osób fizycznych lub współpracujesz z kontrahentami zwolnionymi z VAT nie skorzystasz ze wszystkich możliwości kasowego VAT, ale ostatecznie przesuniesz moment płatności VAT należnego za te faktury o 180 dni.

Kto może wejść na rozliczanie kasowe w VAT?

Największą zaletą kasowego VAT jest to, że nie trzeba spełniać wielu wygórowanych warunków, aby z niego skorzystać. W zasadzie wystarczy status małego podatnika z art. 2 pkt 25 ustawy o VAT.

Oznacza to, że Twoja wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie może przekroczyć w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro, co daje nam w przeliczeniu 8 517 000 PLN w 2026 roku. Podatnik traci prawo do rozliczania podatku metodą kasową, począwszy od rozliczenia za okres rozliczeniowy następujący po kwartale, w którym przekroczył tę kwotę – czyli utracił status małego podatnika.

Nie musisz też spełniać warunku długości czasu od rejestracji do VAT-u – tak jak przy VAT-cie kwartalnym, który wymaga 12-miesięcznej karencji od rejestracji do przejścia na tę formę rozliczania.

VAT kasowy jest dostępny już od pierwszego miesiąca działalności, z tą różnicą, że przez pierwsze 12 miesięcy rozliczasz VAT miesięcznie, a po upływie 12 miesięcy od rejestracji jesteś zobligowany do przejścia na kwartalne rozliczanie VAT.

Jeśli zdecydujesz się przejść na VAT kasowy, musisz złożyć zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będziesz stosował tę metodę.

Kompleksowe wsparcie prawne, podatkowe i księgowe